Controle de estoque em serviços de alimentação

Todo serviço de alimentação precisa administrar muito bem o seu estoque para não ter grandes prejuízos.

freepik Sem o giro adequado e sem controle da validade dos alimentos, haverá perda de dinheiro e de insumos. Para evitar transtornos com o estoque, é necessário planejamento, e isso ainda é um grande desafio em serviços de alimentação devido à atenção necessária neste setor, pois ele precisa estar bem alinhado com os processos do estabelecimento.

Cardápio

Conhecer bem o cardápio, a capacidade de produção e o perfil dos clientes facilita este planejamento e controle, pois permite o monitoramento dos itens presentes no estoque, e assim, determinar por exemplo quantos pratos podem ser preparados com o estoque atual. Além disso, é possível fazer uma previsão de demanda e estabelecer a quantidade ideal de matéria-prima no estoque para suprir esta necessidade, não sendo necessário correr o risco com a falta ou excesso de insumos. Esta previsão de demanda pode ser feita através da análise da rotina de vendas do estabelecimento, que pode ser semanal ou mensal.

Estoque

O responsável pelo estoque deve ter em mente que para definir as quantidades ideais de cada insumo é necessário levar em conta a rotatividade deste insumo e o prazo de validade de cada item. Isto serve para evitar que ocorra desperdício de alimento ou que não tenha este item no estoque quando for necessário. A partir destas informações é possível calcular o estoque mínimo e máximo.

Estoque mínimo

O estoque mínimo é chamado de estoque de segurança, e está relacionado com a menor quantidade de itens que devem estar presentes no estoque para evitar qualquer transtorno no estabelecimento. Seu cálculo é feito baseado no consumo médio e nos dias necessários para que este item seja entregue pelo fornecedor.

Estoque mínimo = consumo médio x tempo de reposição

Estoque máximo

Já o estoque máximo é a quantidade máxima de itens que devem estar presentes no estoque do estabelecimento, de forma a garantir o consumo destes itens até o recebimento do próximo lote de reposição. Um estoque com a quantidade acima do valor estabelecido não é interessante para o estabelecimento, pois ocorre desperdício de recurso, insumo e espaço de armazenamento.

Estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição

Gestão do estoque

Os valores de estoque mínimo e máximo auxiliam na gestão do estoque, e podem ser modificados sempre que for necessária a otimização do processo.

A contagem de estoque deve ser realizada com frequência, pois auxilia na reposição de insumos que saem rápido e verifica os insumos que acabam ficando parados. A partir deste controle, é possível definir o padrão de consumo dos clientes. Se for verificado que algum tipo de insumo tem baixa saída do estoque, pode-se criar um novo prato com este insumo para tentar impulsionar a saída do mesmo. Manter o histórico desta contagem permite entender as flutuações que ocorrem no estoque do estabelecimento.

Inventário

A utilização de um inventário ou outro documento que facilite o registro dos itens estocados é fundamental para uma boa organização. Porém, além deste controle, é necessário controlar a entrada e saída de produtos do estoque. Desta forma, é possível monitorar o giro dos itens em tempo real, podendo ser identificado qualquer problema operacional. A entrada de todo insumo deve ser registrada, conferindo se os itens recebidos estão de acordo com o pedido realizado e o padrão de qualidade do estabelecimento. Nesta etapa deve ser registrado o dia, mês e ano da entrada do produto no estoque, prazo de validade, quantidade de unidades que foram adicionadas no estoque, valor de cada unidade e fornecedor. Após a entrada, é importante alocar este insumo para o local correto de armazenamento, preservando suas características.

Controle da saída

O controle da saída é também de suma importância. Quando ocorrer a saída de um produto do estoque, é necessário registrar o dia, mês e ano da saída, a quantidade de unidades que saíram do estoque, custo médio do produto, motivo de saída e responsável. Com estas informações registradas fica mais fácil de resolver algum problema com o fornecedor ou ainda evitar alguma fraude.

Uma estratégia que deve ser adotada na saída de produtos do estoque é o PVPS, ou seja, o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai. Esta estratégia é valida não somente para o estoque, mas também para produtos que já estão em exposição para o consumidor. Isso porque nem sempre o primeiro item que chega ao estoque deve ser o primeiro a sair, pois antes é importante verificar a validade deste insumo para fazer a saída do mesmo. Com isso há eficiência na saída dos insumos, redução de perdas e agilidade na produção.

O controle de entrada e saída permite verificar se o que sai do estoque está de acordo com o que é vendido, evitando fraudes e sendo possível analisar se está ocorrendo muito desperdício ou erros no processo de produção.

Curva ABC

Outra ferramenta utilizada no gerenciamento do estoque é a Curva ABC, que determina o grau de importância dos itens do estoque do estabelecimento. Os itens do grupo A da curva ABC são itens de alta prioridade, que representam 20% dos itens do seu estoque, mas que possuem 70% do custo. Os itens do grupo B representam 30% itens do estoque e que possuem 20% do custo. Por fim os itens do grupo C representam 50% dos itens do estoque e possuem 10% do custo. Desta maneira verificam-se quais são os produtos que merecem mais atenção, pois uma pequena parte do estoque será responsável por boa parte do faturamento.

Espaço físico

Com relação ao espaço físico, o estoque deve ser limpo e ventilado, e se necessário, com controle de temperatura do local. Todos os itens presentes no estoque devem estar identificados e registrados, não havendo excesso de peso sobre os itens para não danificar nenhum produto. Itens que são refrigerados ou congelados devem ser estocados imediatamente em local apropriado e com temperatura controlada para evitar o desenvolvimento de microrganismos. Alimentos que ficaram armazenados fora da temperatura correta de conservação devem ser descartados.

Segundo a RDC 216/2004, as matérias-primas, ingredientes e embalagens devem ser armazenados sobre paletes, estrados e ou prateleiras, respeitando-se o espaçamento mínimo necessário para garantir adequada ventilação, limpeza e, quando for o caso, desinfecção do local. Os paletes, estrados e ou prateleiras devem ser de material liso, resistente, impermeável e lavável.

Higienização

Não podemos esquecer que o estoque deve ser higienizado como qualquer outro local do estabelecimento, evitando que este setor/ambiente seja uma fonte de atração de pragas e contaminação. Devem ser utilizados produtos de limpeza adequados para este fim, e armazenados em um local próprio, separados dos alimentos.

Controle de estoque

Ter um bom controle de estoque facilita a negociação por melhores preços, além de evitar a ocorrência de problemas, pois um controle deficiente pode trazer riscos de saúde para o consumidor, multas e interdições pela Vigilância Sanitária e baixa lucratividade para o estabelecimento. Se for necessário, tenha uma pessoa responsável somente pelo estoque, que deve ser treinado especialmente para esta função. Além disso, não deixe o acesso livre de colaboradores ao estoque, minimizando as chances de acontecerem problemas.

É preciso ter informações precisas e confiáveis do estoque, pois isso facilita a tomada de decisões e definição de estratégias. Se for um estabelecimento pequeno, planilhas podem ser o suficiente para este controle. Porém, com o aumento da demanda no serviço de alimentação, possuir um software pra gerenciar o estoque ajuda muito nesta gestão, seja de matéria-prima, produto acabado, estoque seco e refrigerado e até mesmo embalagem, pois assim é possível conferir a quantidade destes produtos no estoque físico com o que está sendo indicado no sistema. Desta maneira há uma gestão mais eficiente do estoque, devido à praticidade e segurança que a tecnologia proporciona.

Referências:

BRASIL. Resolução RDC nº 216, de 15 de setembro de 2004. Estabelece procedimentos de Boas Práticas para serviço de alimentação, garantindo as condições higiênico-sanitárias do alimento preparado. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 2004.

Paoleschi, B. Almoxarifado e gestão de estoques. São Paulo, Editora Saraiva, 2019.