Controle de fornecedores em serviços de alimentação

A preocupação com a produção de um alimento seguro e de qualidade inicia-se na escolha dos fornecedores para aquisição de matérias-primas e serviços.

freepik No setor de alimentação há muita competitividade, e diferentes estratégias devem ser adotadas para garantir a qualidade do produto e do serviço oferecido. Além disso, os consumidores estão cada vez mais exigentes e qualquer negligência por parte do estabelecimento impacta negativamente no negócio. Por isso, um rigoroso planejamento e controle do processo é o ideal para se destacar no mercado e obter lucro, pois os custos e despesas são controlados de forma inteligente, além da otimização de processos e obtenção de um produto seguro e de qualidade.

A preocupação com a produção de um alimento seguro e de qualidade inicia-se na escolha dos fornecedores para aquisição de matérias-primas e serviços, e esta etapa é tão importante quanto qualquer outra etapa do processo produtivo. Considerar somente o preço para selecionar um fornecedor não é viável. Do que adianta o fornecedor ter o melhor preço do mercado, se ele sempre atrasa as entregas? Escolher um bom fornecedor não é uma decisão simples e existem outras variáveis que devem ser analisadas para que a relação entre fornecedor e estabelecimento seja sustentável por um longo tempo.

Legislação

A RDC 216/2004 estabelece no item 4.7.1 que "Os serviços de alimentação devem especificar os critérios para avaliação e seleção dos fornecedores de matérias-primas, ingredientes e embalagens. O transporte desses insumos deve ser realizado em condições adequadas de higiene e conservação". Desta forma, é responsabilidade do serviço de alimentação ter um adequado gerenciamento dos fornecedores.

Gestão de Fornecedores

Uma ferramenta estratégica utilizada em serviços de alimentação é a Gestão de Fornecedores, que está relacionada aos processos que o estabelecimento utiliza para adquirir insumos e serviços de forma eficaz. Desta maneira é construída uma rede de fornecedores que são adequados para a necessidade do serviço de alimentação, sempre sendo monitorado o desempenho para verificar se os resultados estão de acordo com o que se deseja. São utilizados critérios de seleção e avaliação, auxiliando na verificação da qualidade dos insumos, melhor custo-benefício e seleção de fornecedores de confiança, aperfeiçoando os processos do estabelecimento.

Falhas

Algumas falhas ocorrem quando não há uma boa Gestão de Fornecedores, como inadequada reposição de insumos, desperdícios de alimentos e de tempo, mudança do cardápio por falta de matéria-prima, aumento indesejável de matéria-prima e falta de espaço para armazenamento da mesma. O fornecedor não deve gerar transtornos para o estabelecimento, podendo contribuir para o sucesso ou fracasso do mesmo.

Pré-seleção

A primeira etapa para contratação de fornecedores é o processo de Pré-seleção, no qual é verificado se o fornecedor cumpre com as exigências do estabelecimento, analisando documentos, produtos e serviços e realizando visitas técnicas se necessário. Alguns requisitos que podem ser avaliados nesta etapa são o alvará de funcionamento, endereço completo, CNPJ, Inscrição Estadual, qualidade do produto, apoio técnico, prazos de entrega, horários de entrega, reputação e verificar se há contrato com outros clientes para ter um relatório de referências, analisando atendimento, pontualidade de entrega, qualidade do produto ou serviço e atendimento da pós-venda. Em visitas técnicas é viável utilizar fichas técnicas avaliativas para verificar as conformidades e não conformidades de acordo com as exigências pré-estabelecidas, e com isso instruir o fornecedor para possíveis correções.

Nesta etapa é importante buscar referências, seja conversando com outros empresários do setor, pesquisando feedbacks na internet ou solicitando para o fornecedor certificados e licenças de inspeções.

Seleção

Posteriormente é realizada a seleção dos fornecedores que irão fazer parte da cadeia de suprimento do serviço de alimentação. Esta etapa fornece informações mais precisas sobre o fornecedor, permitindo um maior grau de confiabilidade. Deve-se identificar o melhor custo-benefício em relação à qualidade e preço do produto ou serviço desejado.

No processo de seleção, podem ser estabelecidos critérios de tempo de entrega, preço, qualidade do produto/serviço, adoção das boas práticas, localização, instalações, capacidade de produção, forma de pagamento, habilidade de atender as especificações exigidas, responsabilidade e comprometimento, credibilidade, eficiência e flexibilidade. Pode-se solicitar um descritivo dos itens que são comercializados pelo fornecedor para avaliar se estes produtos/serviços irão atender as expectativas e exigências do serviço de alimentação, como por exemplo, o rendimento e forma de armazenamento de um determinado insumo. Este descritivo deve ser anexado à ficha de cadastro do fornecedor para auxiliar nas decisões de compra.

Avaliação

Após o fornecimento dos produtos ou serviços é realizada a Avaliação de fornecedores, para verificar se o processo está conforme as exigências do serviço de alimentação. É importante que seja realizada continuamente para verificar o desempenho do fornecedor, otimizando o processo de compras. Através desta etapa é possível dar feedback para que o fornecedor tenha consciência do seu desempenho e seja capaz de realizar melhorias no seu processo, produtos ou serviços.

Os indicadores para avaliação de desempenho devem ser estabelecidos de forma que atenda a necessidade do serviço de alimentação. Deve-se monitorar sempre o recebimento dos produtos para verificar se este atende a exigência estabelecida, registrando qualquer não conformidade. Se a não conformidade for recorrente, deve-se analisar a situação e substituir o fornecedor.

Os fornecedores devem atender aos critérios estabelecidos pelo serviço de alimentação para conseguir manter um bom relacionamento, com colaboração de ambas as partes. Alguns critérios que se destacam são preço, capacidade de entrega, eficiência, atendimento, qualidade do produto/serviço, pontualidade na entrega, idoneidade, flexibilidade comercial e reincidência de não conformidades. A partir desta avaliação de desempenho é possível estabelecer ações de melhoria tanto para o fornecedor como para o comprador, além de ser possível realizar uma classificação de acordo com o desempenho.

A avaliação de desempenho auxilia na tomada de decisão de compras. Seja a avaliação positiva ou negativa, esta deve constar na ficha de cadastro do fornecedor para verificar se é necessária a substituição ou não do mesmo. É importante manter atualizado o cadastro de fornecedores para sempre ter mais de um parceiro para cada tipo de produto, pois caso aconteça algum imprevisto, o estabelecimento não ficará sem o insumo necessário.

Documentação

A gestão de fornecedores auxilia na compra de melhores produtos, no aprimoramento de prazos e adequação dos custos, garantindo maior eficiência nos processos de compras, contribuindo para a melhoria contínua do serviço de alimentação. Este gerenciamento pode ser complexo e para facilitar o trabalho é possível automatizar o processo, escolhendo um sistema de gestão que atenda a demanda do seu negócio. Se não for possível no momento, a utilização de planilhas já pode auxiliar neste controle.

Conclusão

Ter uma relação de parceria e confiança com o fornecedor é importante para obter resultados positivos, tanto na parte financeira como também na qualidade dos produtos, pois ele influenciará diretamente no estoque e produção do estabelecimento. É importante que o estabelecimento saiba também suas necessidades, para que as informações sejam passadas corretamente para o fornecedor. Sem isso alinhado, falhas poderão acontecer.